KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

Kapsam: İlim Merkezi ve aynı tüzel kişilik bünyesinde yürütülen farklı proje ve faaliyetler. Bu metin açık rıza belgesi değildir; gerekli açık rızalar ayrıca alınır.

1. Veri sorumlusu ve kapsam

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu Başakşehir İlim ve İrfan Derneğidir (“Dernek”). Bu metin, Derneğin eğitim, hafızlık, okul sonrası eğitim, gençlik, kültür, sosyal yardım, burs, bağış, kurban, gönüllülük, etkinlik, insan kaynakları ve kurumsal iletişim faaliyetlerinde işlenen kişisel veriler hakkında bilgi verir.

İletişim/Adres: Adres: Başak, Ertuğrul Gazi Cd. No:15/B Başakşehir, İstanbul E-posta: bilgi@ilimmerkezi.com Telefon: 02124871715

2. İlgili kişi grupları ve veri kategorileri

Öğrenci adayları ve öğrenciler, veliler/yasal temsilciler, bağışçılar, yardım ve burs başvuru sahipleri, gönüllüler, etkinlik katılımcıları, çalışanlar ve adayları, ziyaretçiler ve Dernekle iletişime geçen kişiler kapsamdadır. Faaliyete göre ad-soyad, doğum tarihi/yaş, kimlik ve iletişim bilgileri, veli yakınlık bilgisi, eğitim/kayıt/devam/başarı bilgileri, başvuru ve görüşme notları, etkinlik/katılım bilgileri, bağış/ödeme/makbuz kayıtları, gönüllülük ve özlük bilgileri, sistem işlem kayıtları ve hukuka uygun elde edilen görsel/işitsel kayıtlar işlenebilir. Her formda yalnızca gerekli alanlar toplanır.

Öğrencinin astım, bronşit gibi sağlık durumuna ilişkin kısa açıklamalar sağlık verisi ve özel nitelikli kişisel veridir. Dinî inanç veya dernek üyeliğini ortaya çıkaran bilgi ve çıkarımlar da özel nitelikli veri niteliği taşıyabilir; bu tür veriler rutin CRM etiketlemesine konu edilmez.

3. Veri işleme amaçları ve hukuki sebepler

Eğitim ve öğrenci işlemleri

Başvuruyu değerlendirme, sınıf/eğitmen planlama, kayıt, devam, ölçme-değerlendirme, veliye zorunlu eğitim bildirimleri ve öğrenci güvenliği.

Bağış, burs ve yardım

Bağış ve makbuz işlemleri, mali kayıt, yardım/burs başvurusunu değerlendirme, teslim ve organizasyon süreçleri.

Etkinlik ve gönüllülük

Başvuru, katılım, görevlendirme, iletişim, lojistik ve güvenlik işlemleri.

İdari ve hukuki yükümlülükler

Muhasebe, kayıt tutma, denetim, yetkili kurum talepleri, bilgi güvenliği ve hakların korunması.

Kurumsal tanıtım ve isteğe bağlı iletişim

Diğer eğitimler, gençlik programları, sosyal faaliyetler, bağış ve kurban kampanyaları hakkında kişiye yönelik bilgilendirme; gerekli olduğunda ayrı açık rıza ve ilgili elektronik ileti kuralları çerçevesinde.

Hukuki sebepler, somut faaliyete göre KVKK m.5/2’deki kanuni yükümlülük, sözleşmenin kurulması/ifası, hakkın tesisi-kullanılması-korunması veya temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat şartlarından uygun olanıdır; bu şartlar yoksa m.5/1 uyarınca açık rıza alınır. Her işleme amacı için geçerli şart kurumun veri envanterinde eşleştirilir. Sağlık verileri yalnızca KVKK m.6 kapsamındaki uygun bir şartla ve ek güvenlik tedbirleriyle işlenir; gerekli hallerde ayrı açık rıza alınır.

4. Veri toplama yöntemleri

Kişisel veriler internet sitesi, başvuru ve kayıt formları, telefon, SMS, e-posta, yüz yüze görüşme, etkinlik kayıtları, bağış ve ödeme kanalları, kurumun CRM/eğitim yazılımları üzerinden elektronik veya fiziki yollarla, otomatik, kısmen otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olan otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir.

5. Kurum içi kullanım ve erişim

Derneğin aynı tüzel kişilik altındaki birimleri arasında, yalnızca belirli ve meşru amaçların gerektirdiği kadar veri erişimi sağlanır. Bir birimin veriye erişebiliyor olması o veriyi her amaçla kullanabileceği anlamına gelmez. Erişim, görev bazlı yetkilendirilir ve kayıt altına alınır. Eğitim başvurusunda alınan sağlık bilgisi bağış, tanıtım veya genel CRM amaçlarıyla kullanılmaz.

6. Ön kayıt, kesin kayıt ve CRM süreci

Ön kayıt formunun niteliğine göre başvuran yetişkinin veya aday öğrencinin ve veli/yasal temsilcilerinin temel kimlik ve iletişim bilgileri alınır. Ön kayıt başvurusunun oluşturulmasıyla birlikte, bu kişilere ait temel bilgiler merkezi kişi yönetimi (CRM) sisteminde kişi profiline dönüştürülebilir. Başvuruya özgü ayrıntılar ve varsa isteğe bağlı sağlık notları, kişi profilinden ayrı başvuru kaydında tutulur. Kesin kayıt gerçekleştiğinde öğrenciye ait eğitim ilişkisi oluşturulur; eğitim ve güvenlik için gerekli bilgiler yetkili eğitim profiline aktarılır. Sağlık bilgilerine yalnızca gerekli hukuki işleme şartı sağlandığında yetkili eğitmen ve ilgili idare personeli erişebilir; bu bilgiler genel CRM ekranlarında veya kampanya listelerinde kullanılmaz.

Kesin kayıt gerçekleşmemesi, başvuruya bağlı kişi profilinin otomatik olarak silinmesi anlamına gelmez. Kesinleşmeyen başvurulara ait ham form ve başvuruya özgü veriler, daha uzun süre saklamayı gerektiren hukuki bir sebep bulunmadıkça, başvurunun alınmasından itibaren en geç altı ay içinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir; sağlık notlarının gereksiz hâle geldiği anda daha erken imhası değerlendirilir. Buna karşılık, başvuran yetişkinin, aday öğrencinin ve velilerin kişi profillerinde bulunan temel bilgiler, ancak her biri için belirlenmiş meşru amaç, KVKK kapsamında uygun hukuki işleme şartı ve tanımlanmış saklama süresi bulunduğu ölçüde muhafaza edilir. Kişi profilinin varlığı, kişiye her türlü kampanya veya bağış duyurusu gönderilmesine kendiliğinden izin vermez; bu tür iletişimler için gereken ayrı izin ve tercihler gözetilir. Saklama sebebi kalmayan kişi profilleri de ilgili imha sürecine alınır.

7. Saklama ve imha

8. Veri aktarımı ve altyapı

Dernek, veri tabanını Türkiye’de barındırdığını ve kurumsal kişi listelerini başka kuruluşların kendi amaçlarıyla kullanması için paylaşmadığını beyan etmektedir. Bununla birlikte yetkili kamu kurumlarına yasal bildirimler ile ödeme, SMS, iletişim, teknik destek ve barındırma hizmetleri kapsamında zorunlu ve sınırlı aktarımlar, KVKK m.8 şartlarına göre yapılabilir. Kullanılan hizmet sağlayıcıların gerçek aktarım rolleri ayrıca belirlenir. Yurt dışı erişim/işleme/aktarım mevcutsa KVKK m.9 şartları değerlendirilir.

9. Çocukların verileri ve sağlık güvenliği

Çocuklara ait bilgiler yaş, mahremiyet ve çocuğun üstün yararı gözetilerek işlenir. Yasal temsilciye gerekli bilgilendirme yapılır; açık rıza gerekiyorsa yetkili temsilciden geçerli rıza alınır. Sağlık notları yalnızca somut güvenlik ve eğitim ihtiyacına göre erişime açılır. Gerekli işleme şartı bulunmayan sağlık verileri toplanmaz veya saklanmaz.

10. Fotoğraf, video ve tanıtım

Dernek faaliyetleri sırasında fotoğraf, video ve ses kayıtları, faaliyetlerin organizasyonu, güvenliğin sağlanması, faaliyetlerin belgelenmesi ve gerektiğinde hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması gibi belirli amaçlarla, her amaç için uygun KVKK m.5 işleme şartı mevcutsa işlenebilir. Hukuki delil niteliğindeki zorunlu kayıtların saklanması, tanıtım izninden bağımsız değerlendirilir. Kurumsal arşivde isteğe bağlı saklama ile kamuya açık tanıtım ve kampanya yayınları ayrı amaçlardır; uygun başka bir işleme şartı bulunmadığında her biri için ayrı, özgür iradeye dayanan açık rıza alınır. Öğrencilerin ve özellikle çocukların tanınabilir görüntülerinin internet sitesi, sosyal medya, afiş, broşür, tanıtım filmi, bağış ve yardım kampanyalarında yayımlanması için kullanım amacı ve mecraları önceden açıklanır; gerekli yasal temsilci izni ve çocuğun üstün yararı gözetilir. Görüntülerin üçüncü taraf platformlara yüklenmesi ve olası yurt dışı aktarımı KVKK m.9 kapsamında ayrıca değerlendirilir. Rızanın geri alınması gelecekteki rızaya dayalı işlemleri durdurur; daha önce yayımlanan içeriklerin üçüncü kişilerce kopyalanmış olması tüm kopyaların geri alınabileceği anlamına gelmez.

11. Veri güvenliği

Dernek, verilere yetkisiz erişimi ve hukuka aykırı işlemeyi önlemek için rol bazlı erişim, erişim kayıtları, güvenli aktarım, yedekleme, yetki gözden geçirme, saklama-imha ve özel nitelikli veriler için ek tedbirler uygular. Bu tedbirlerin fiilen uygulanması ve düzenli kontrolü esastır.

12. İlgili kişi hakları ve başvuru

İlgili kişiler KVKK m.11 kapsamında verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, amacı ve aktarılan üçüncü kişileri öğrenme, düzeltme, şartları varsa silme/yok etme isteme, ilgili bildirimleri talep etme, yalnızca otomatik analizle aleyhlerine çıkan sonuca itiraz ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Başvurular KVKK m.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki yöntemler üzerinden yapılabilir. Açık rızaya dayalı işlemler bakımından rıza ileriye etkili geri çekilebilir.

13. Güncellemeler

Bu metin, kurumun fiilî süreçleri veya mevzuat değiştiğinde güncellenir. Güncel sürüm https://ilimmerkezi.com/kurumsal/kvkk-kisisel-verilerin-korunmasi adresinde yayımlanır.

Sürüm: 1.1 — Yayın tarihi: 18.10.2026.